Banner New

arzh-CNendetr

Written by Nurdin Fajriyanto on . Hits: 32

0.SOP 845x321

Adeng Septi Irawan, S.H.[1]

  1. A.PENDAHULUAN

Upaya mendorong penyelenggaraan pemerintah yang lebih efektif, efisien dan akuntabel, Pemerintah telah mencanangkan penerapan prinsip-prinsip penyelenggaraan tata kelola kepemerintahan yang baik dan bersih (good governance and clean government) melalui penerapan reformasi birokrasi, yang secara umum ditujukan untuk meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat.

Secara operasional wujud peningkatan kualitas pelayanan kepada masyarakat adalah berupa perbaikan dan penyempurnaan proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan sehingga lebih mencerminkan birokrasi yang mampu menjalankan fungsi pelayanan umum yang berkualitas, memuaskan, transparan, dan dapat dipertanggungjawabkan.

Sebagai upaya untuk mewujudkan pelayanan yang berkualitas tersebut, diperlukan ketersediaan Standar Operasional Prosedur sebagai pedoman/petunjuk bagi para aparatur dalam melaksanakan tugas pelayanan dan bagi masyarakat pengguna layanan (pelanggan) untuk mengetahui/memahami akan suatu prosedur pelayanan yang dilakukan oleh aparatur. Dengan demikian, dapat terhindarkan tumpang tindih tanggung jawab dan kesalahan prosedur dalam melaksanakan tugas. Untuk menjamin adanya kesamaan pengertian dan keseragaman dalam penyusunan, Mahkamah Agung memandang perlu adanya pedoman penyusunan Standar Operasional Prosedur sebagai acuan bagi satuan kerja di lingkungan Mahkamah Agung dan Badan Peradilan yang berada dibawahnya.

Mahkamah Agung dan Badan Peradilan yang berada dibawahnya merupakan instansi yang memberikan pelayanan baik secara internal Mahkamah Agung dan Badan Peradilan yang berada dibawahnya maupun secara eksternal kepada instansi pemerintah lainnya atau langsung kepada masyarakat. Pelayanan tersebut dilakukan baik pada tingkat unit eselon I di pusat, maupun pada satuan kerja di daerah. Untuk itu, Standar Operasional Prosedur disusun agar dapat digunakan oleh seluruh satuan kerja di lingkungan Mahkamah Agung dan Badan Peradilan yang berada dibawahnya untuk menstandarkan prosedur-prosedur penting dalam menyelenggarakan pelayanan.

Penggunaan Standar Operasional Prosedur bertujuan untuk mendorong setiap unit kerja di lingkungan Mahkamah Agung dan Badan Peradilan yang berada dibawahnya untuk menggunakan Standar Operasional Prosedur baik dalam menyelenggarakan tugas dan fungsi maupun dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat. Begitu pula, Pengadilan Agama yang merupakan satuan kerja di lingkungan Direktorat Jenderal Badan peradilan Agama, Mahkamah Agung, juga harus menerapkan Standard Operational Procedure (SOP) kinerja secara baik, benar, dan tepat.

Untuk diketahui, pada bagian Kepaniteraan dan Kesekretariatan dibuatlah SOP pada setiap tugas pokok dan fungsi masing-masing bagian. Tujuan pembuatan SOP ini agar setiap jajaran pegawai Pengadilan Agama menggunakan SOP dalam setiap menjalankan tugas keseharian. Mengingat adanya SOP bisa memberikan adanya standarisasi dalam kinerja, sehingga target kinerja bisa didapatkan dengan mudah. Namun, banyak ditemukan pada sebagian besar Pengadilan Agama SOP yang tidak maksimal penggunaannya, baik di Kepaniteraan maupun Kesekretariatan.

Menyikapi hal tersebut maka dibuatlah paper dengan Judul “Optimalisasi Penggunaan Standard Operational Procedure (SOP) Sebagai Upaya Efisiensi dan Efektifitas Kinerja di Pengadilan Agama.” Tujuannya adalah agar beberapa SOP yang masih belum jalan bisa dimaksimalkan. Begitu pula, jika ditemukan adanya SOP yang membingungkan akan diperbaiki agar bisa diterapkan dengan baik dalam kinerja keseharian.

  1. B.PERMASALAHAN

Setidaknya ada beberapa masalah utama, dalam Standard Operational Procedure (SOP). yang akan dibahas oleh penulis dalam paper, yaitu::

  1. Kegiatan yang berjalan pada setiap unit di Pengadilan Agama, ada beberapa yang belum sesuai dengan Standard Operational Procedure (SOP).
  2. Ada beberapa susbtansi Standard Operational Procedure (SOP) yang tidak jelas dan membingungkan, sehingga menyulitkan saat hendak diterapkan dalam kinerja.

  1. C.PEMBAHASAN

Standar Operasional Prosedur (SOP) atau Prosedur Tetap (Protap) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan   dan   didokumentasikan   dari aktivitas rutin dan berulang yang dilakukan oleh suatu organisasi. Secara singkat pengertian Standar Operasional Prosedur adalah penetapan tertulis mengenai apa yang harus dilakukan, bagaimana, kapan, dimana dan oleh siapa. Standar Operasional Prosedur dibuat untuk menghindari terjadinya variasi dalam proses pelaksanaan kegiatan oleh pegawai yang akan menghambat kinerja organisasi secara keseluruhan.[2]

Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lainnya, sehingga menunjukkan adanya urutan tahapan secara jelas dan pasti, serta cara- cara yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian suatu bidang tugas. Khusus prosedur yang berhubungan dengan perijinan dan pelayanan kepada masyarakat harus diinformasikan kepada masyarakat dan pihak-pihak yang berkepentingan agar terwujud transparansi.[3]

Asas-Asas Penyusunan Standar Operasional Prosedur, diantaranya:

  1. Asas Pembakuan
  2. Asas Pertanggungjawaban
  3. Asas Kepastian
  4. Asas Keterkaitan
  5. AsasKecepatandan Kelancaran
  6. Asas Keamanan
  7. Asas Keterbukaan

Prinsip yang harus menjadi perhatian dalam penyusunan Standar Operasional Prosedur yaitu memenuhi unsur-unsur: spesifik, dapat diukur, mudah diterapkan, relevan, dan ada batas waktu, serta mudah dilacak, yang dapat dijabarkan sebagai berikut:

  1. StandarOperasinalProsedurharusditulissecarajelas,sederhanadantidak berbelit-belitsehinggamudah dimengertidanditerapkanuntuksatu kegiatan tertentu;
  2. StandarOperasinalProsedurharusdapatmenjadipedmanyangterukurbaik mengenai normawaktu,hasilkerjayang tepatdanakurat,maupun rincianbiaya pelayanandantatacara pembayaran biladiperlukan adanya biaya pelayanan.
  3. StandarOperasinalProsedurharusdapatmemberikankejelasankapandan siapayangharusmelaksanakankegiatan, berapawaktuyang dibutuhkan dan sampai dimanatanggungjawabmasing-masingpejabat/pegawai.
  4. Standar Operasional Prosedur harus mudah dirumuskan dan selalu bisa menyesuaikan dengankebutuhandanperkembangankebijakanyangberlaku.
  5. StandarOperasionalProsedurharusdapatmenggambarkanalurkegiatanyang mudahditelusurijikaterjadi hambata

Tipe Standar Operasional Prosedur dapat dibedakan dalam dua tipe, yaitu:

  1. Standar OperasionalProsedurTeknis

Standar Operasional Prosedur teknis adalah standar prosedur yang sangat rinci dan bersifat teknis. Setiap prosedur diuraikan dengan sangat teliti sehingga tidak ada kemungkinan variasi lain. Standar Operasional Prosedur teknis ini seperti bagian Kepaniteraan yang pada umumnya dicirikan dengan:

  1. Pelaksanaprosedurbersifattunggal,yaitu saturang atausatukesatuantim kerja;
  2. Berisi caramelakukanpekerjaanataulangkahrinci pelaksanaanpekerjaan. StandarOperasionalProsedurinibiasanyaditerapkandalampenyelenggaraan kegiatanteknisperadilandilingkunganMahkamahAgungdanBadanPeradilan yangberada dibawahnya.
  3. Standar OperasionalProsedurAdministratif(administrativeSOP)

Standar Operasional Prosedur administratif adalah standar prosedur yang disusun bagi jenis pekerjaan yang bersifat administratif, yaitu pekerjaan yang dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau pekerjaan yang melibatkan banyak orang, dan bukan merupakan satu kesatuan yang tunggal (tim, panitia). Standar Operasional Prosedur ini dapat diterapkan pada pekerjaan yang menyangkut urusan kesekretariatan (administrasi) pada pendukung unit-unit (supporting units). Standar Operasional Prosedur administratif ini pada umumnya dicirikan dengan:

  1. Pelaksanaprosedur(aktr).berjumlahbanyak(lebihdarisaturang)dan bukanmerupakansatukesatuanyangtunggal;
  2. Berisitahapanpelaksanaanpekerjaanataulangkah-langkahpelaksanaan pekerjaanyang bersifat makro ataupun mikroyangtidakmenggambarkan cara melakukanpekerjaan

Format Standar Operasional Prosedur dipergunakan di lingkungan Mahkamah Agung dan Badan Peradilan yang berada dibawahnya adalah Format Standar Operasional Prosedur administrasi peradilan, yang telah distandarkan untuk lingkungan Mahkamah Agung dan Badan Peradilan yang berada dibawahnya. Adapun   format Standar Operasional Prosedur administrasi peradilan di lingkungan Mahkamah Agung dan Badan Peradilan yang berada dibawahnya adalah sebagai berikut:

  1. FormatDiagramAlir Bercabang(BranchingFlowcharfs)

Format yang dipergunakan dalam Standar Operasional Prosedur Administrasi Peradilan hanya format diagram alir bercabang (branching flowchafts) tidak ada format lainnya yang dipakai. Hal ini diasumsikan bahwa prosedur pelaksanaan tugas dan fungsi Mahkamah Agung dan Badan Peradilan yang berada dibawahnya memuat banyak kegiatan (lebih dari sepuluh) dan memerlukan banyak pengambilan keputusan. Oleh sebab itu untuk menyamakan format maka seluruh prosedur pelaksanaan tugas dan fungsi administrasi peradilan dibuat dalam bentuk diagram alir bercabang (branching flowcharfs) termasuk juga prosedur yang singkat (sedikit, kurang dari sepuluh) dengan/atau tanpa pengambilan keputusan.

  1. Menggunakanmaksimal 5(Lima) SimbolFlwcharts [4]

Simbol yang digunakan dalam Standar Operasional Prosedur administrasi pemerintahan hanya terdiri dari 5 (lima) simbol, yaitu:

  1. SimblKapsul/terminatr(           )untukmendeskripsikankegiatanmulai danberakhir;
  2. SimblKtak/Process(     )untukmendeskripsikanprosesataukegiatan eksekusi;
  3. Simbl Belah Ketupat/Decision (       ) untuk mendeskripsikan kegiatan pengambilankeputusan;
  4. Simbl Anak Panah/Panah/Arrow (         ) untuk mendeskripsikan arah kegiatan(arah proseskegiatan);
  5. Simbl Segilima/Off-PageCnnectr(            )untukmendeskripsikan hubungan antar simbol yang berbedahalaman.

  1. D.PENUTUP
    1. 1.Kesimpulan

Selama melakukan observasi dan praktek mentee menemukan beberapa kegiatan yang berjalan tidak sesuai dengan Standard Operational Procedure (SOP). Bahkan, ditemukan pula lembar SOP yang tidak jelas dan membingungkan, sehingga menyulitkan saat hendak diterapkan dalam kinerja setiap unit di Pengadilan Agama. Harusnya, Standard Operational Procedure (SOP) lebih dioptimalkan, agar tercipta efisiensi dan efektifitas kinerja pada setiap bagian di Pengadilan Agama.

Tentunya dengan mengacu pada Peraturan Sekretaris Mahkamah Agung Nomor 001 Tahun 2012 tentang Pedoman Monitoring dan Evaluasi terhadap Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Mahkamah Agung dan Badan Peradilan Dibawahnya dan Peraturan Sekretaris Mahkamah Agung Nomor 002 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Mahkamah Agung dan Badan Peradilan Dibawahnya.

  1. 2.Saran

Diharapkan kepada setiap unit Manajemen, Kepaniteraan, maupun Kesekreatariatan, di Pengadilan Agama menggunakan SOP dalam setiap kinerjanya agar berjalan lebih efektif dan efisien.

DAFTAR PUSTAKA

Pusdiklat Teknis Peradilan MA-RI. Buku Rapor Program PPC terpadu Angkatan III Peradilan Agama. Bogor: Pusdiklat Teknis Peradilan. 2018.

Peraturan Sekretaris Mahkamah Agung Nomor 001 Tahun 2012 tentang Pedoman Monitoring dan Evaluasi terhadap Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Mahkamah Agung dan Badan Peradilan Dibawahnya.

Peraturan Sekretaris Mahkamah Agung Nomor 002 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Mahkamah Agung dan Badan Peradilan Dibawahnya


[1] Penulis adalah PNS Calon Hakim Pengadilan Agama Sukamara yang saat ini magang di Pengadilan Agama Karawang.

[2] Peraturan sekretaris Mahkamah Agung Nomor 001 Tahun 2012 tentang Pedoman Monitoring dan Evaluasi terhadap Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Mahkamah agung dan Badan Peradilan DIbawahnya.

[3] Peraturan sekretaris Mahkamah Agung Nomor 002 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Mahkamah agung dan Badan Peradilan DIbawahnya

[4] Peraturan sekretaris Mahkamah Agung Nomor 002 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Mahkamah agung dan Badan Peradilan DIbawahnya

Hubungi Kami

Pengadilan Agama Sukamara

Jl. Tjilik Riwut KM. 12

Telepon      : (0532) 207 6494

SMS / WA  : 0811 5212 108

Email : This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

Tautan Aplikasi